Die Unzertrennlichen! Wir schreiben nicht über unzählige Filme mit diesem Namen und auch nicht über die niedliche gelb-grüne Vogelart. Wir erzählen über zwei Begriffe aus der Software-Welt: CRM, also Kundenbeziehungsmanagement und ERP, die Steuerung der unternehmerischen und betrieblichen Abläufe.

Wir haben in den letzten Jahren in zahlreichen kleinen und mittleren Unternehmen CRM und ERP Lösungen eingeführt und dabei festgestellt, dass sich durch die Nutzung der Daten aus BEIDEN Systemen die Teamarbeit deutlich erhöht hat. Sie gestattet eine umfassende Perspektive auf Ihre Kunden und führt zur Erhöhung Ihrer Geschäftschancen. Weitere Informationen wie Sie aus CRM und ERP ein Dreamteam erstellen, können Sie hier finden.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: zwei Ihrer Angestellten – nennen wir sie Sissi und Franz – arbeiten mit demselben Kunden, aber da Franz nichts von der unbeglichenen Rechnung des Kunden aus dem vorigen Monat weiß und einen neuen Vertrag abschließt, kommt es zu unerwünschten Ausgaben.

Wenn die linke Hand nicht weiß, was die rechte Hand tut, kann es zu ärgerlichen Konsequenzen gelangen. In diesem Fall: Die Verkaufsabteilung kennt die wichtigen Daten aus dem ERP-System nicht und konträr vom Management bis zur Produktions- und Finanzplanung verfügt niemand über eine Auskunft, was die Verkaufsabteilung in CRM über Kundenbeziehungen vermerkt hat.

CRM und ERP – Rollen und Vorteile

Viele Unternehmen starten mit ERP.  Dabei enthält die ERP Lösung dann Daten aus den Bereichen Controlling, Personal, Materialwirtschaft oder Beschaffung. Mit ERP werden Geschäftsprozesse schneller und effizienter verarbeitet. Der Kunde erscheint normalerweise nur unter der Kundennummer und seiner Adresse.

Im CRM dreht sich alles um die Gesamtansicht des Kunden: Idealerweise wird jeden Tag der gesamte Kontaktverlauf aktualisiert und für Vertrieb -, Marketing- oder Serviceaktivitäten verwendet.

Beide Systeme haben ihre Vorteile und können einander nicht ersetzen. Das ERP steht für den „Maschinenhaus“ des Unternehmens, das CRM repräsentiert sozusagen den „Verkaufsladen“. Was größtenteils fehlt, ist eine intelligente Teamarbeit zwischen CRM und ERP. Das muss geändert werden, weil sich in einer zunehmend digitalen Welt niemand Silos und Insellösungen leisten kann, in der auch B2B-Kunden wie Verbraucher denken und handeln.

Alles über Kunden wissen

Die Erwartungen der Kunden ändern sich schnell. Wenn Sie mit diesem Entwicklungstempo Schritt halten oder schneller sein möchten, benötigen Sie unabhängig von Ihrem Standort immer eine vollständige, aktuelle Ansicht der Daten.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

Eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden: Durch eine durchdachte Interaktion zwischen CRM und ERP können viele Synergien erzielt werden. Keine doppelte Datenpflege erforderlich. Vertriebsmitarbeiter mit Zugriff auf Lager- oder Buchhaltungsdaten beraten Kunden effektiver. Im Allgemeinen wird das Risiko der Verwendung unterschiedlicher Informationen in verschiedenen Abteilungen minimiert. Das Unternehmen spricht mit Kunden in einer einheitlichen Stimme und versteht immer ihren Status.

Verbesserte Unternehmenssteuerung: Für das Kundenmanagement ist das ERP nicht zuständig, aber es umfasst wertvolle Daten. In Kombination mit Verkaufsdaten kann eine umfassende Auswertung und Visualisierung in CRM durchgeführt werden. Dies erhöht nicht nur die Chance auf einen erfolgreichen Verkauf, sondern das Management kann wichtige Trends frühzeitig erkennen oder mögliche nachteilige Entwicklungen ausgleichen.

Es wird empfohlen, zumindest eine bidirektionale Schnittstelle mit vorhandenen ERP-Systemen einzusetzen. Auf diese Weise können Systeme einfach verbunden werden. Dies erleichtert zum einen die Dateneingabe und zum anderen können ERP-bezogene Daten in CRM verarbeitet werden. Dies ist nicht nur bequemer, sondern spart auch Lizenzgebühren.

Bsp.: Durch die Verbindung mit CRM kann der Vertriebsmitarbeiter  Informationen an einem Ort zentralisieren und jederzeit darauf zugreifen.

Wichtige CRM und ERP Integrationsschritte

Wenn Sie das Glück haben, sowohl CRM als auch ERP im „grünen Feld“ einzurichten, können Sie von Anfang an diese beiden Welten denken. Im wirklichen Leben ist es jedoch normalerweise üblicher, zuerst ERP und danach CRM einzuführen. Oder die beiden Systeme arbeiten lange Zeit ohne Verbindung nebeneinander. Es ist oft nicht einfach, sie sorgfältig zu verknüpfen, ohne wertvolle Daten zu verlieren oder hohe Kosten zu verursachen.

Daher sollten folgende Aspekte auf Ihrer Arbeitsliste stehen:

Gut planen: Sind die wichtigsten Anforderungen richtig? Reicht Ihr Kundenstamm aus, um das Projekt zu erklären? Welche Stakeholder benötigen Sie, um den Erfolg des Projekts zu unterstützen?

Bewerten Sie die Software sorgfältig: Moderne Software-Anbieter wie der KundenMeister haben sowohl ERP als auch CRM-Module vereinbart. Setzen Sie gleich zu Beginn bei der Auswahl der Software auf eine Lösung, die beide Module beinhaltet. So sparen Sie sich später teure Integrationsaufwendungen.

Gezielte Datenauswahl: Inwieweit und in welche Richtung sollen Daten zwischen ERP und CRM ausgetauscht werden? Unter welchen Umständen können beide Parteien auf die Informationen zugreifen?

Bsp.: Vertriebsmitarbeiter können die aktuelle Lieferzeit einsehen und sogar den Lieferstatus in CRM abrufen. Außerdem kann der Sachbearbeiter automatisch wichtige Kundendaten aus dem CRM abrufen.

Eine Integration von ERP und CRM bietet Ihnen mehrere Vorteile:

Kostenersparnis
Wenn Sie eine Software-Lösung einsetzen, die sowohl CRM und ERP beinhalte, sparen Sie Kosten. Sie müssen keine unterschiedlichen Systeme integrieren und teure Schnittstellen entwickeln lassen. 

Effizientes Arbeiten
Datenpflege und -eingabe werden einfacher. Vorteile und Informationen werden kombiniert.  Jeder Benutzer kann alles an einem Ort finden, ohne das System zu ändern.

Bsp.: Wenn ein Kundenanliegen über ein Serviceticket in das CRM angelegt wird, wird direkt aus diesen Daten ein Serviceauftrag erstellt. Dies spart dem Benutzer Zeit, ohne ihn erneut in das ERP-System eingeben zu müssen.

Wenn es richtig gemacht wird, sind CRM und ERP ein echtes Traumteam. 

Gerne informieren wir Sie über die Vorteile der KundenMeister CRM und ERP Module. Kontaktieren Sie uns!