Optimieren Sie ihren Vertriebsprozess durch CRM-Software

Um einen potentiellen Kunden zu einem Käufer zu machen, ist es ratsam, den Verkaufsprozess zu strukturieren und systematisch anzugehen. Ein optimaler Vertriebsprozess setzt sich aus einer abgestimmten Abfolge von Prozessschritten oder Phasen zusammen, hat eine klare Strategie und soll sich auch in den einzelnen Prozessphasen der zentralen Idee ihrer Kunden anpassen können.

Wie kann eine CRM-Software bei der Vertriebsprozessoptimierung helfen

Bei der Prozessorientierung -und Steuerung können CRM-Systeme helfen, Vertriebsprozesse besser zu strukturieren, planen und Kundenorientierte Unternehmen bei den Vertriebsprozessen unterstützen.

CMR (Customer Relationship Management) –Systeme sind schon seit einiger Zeit unter uns, noch immer gibt es aber zahlreiche Unternehmen, die CRM-Systeme noch nicht eingeführt haben. CRM-Systeme ermöglichen einen umfassenden Überblick der Kunden, deren Daten, Vorzügen, Einkäufen, Verträgen und und und. Sie ermöglichen schnelles und einfaches abrufen der im System gespeicherten Daten. Diese Daten sind für alle MItarbeiter, die Zugang zum CRM-System haben, jederzeit zugänglich. So sind reibungslose Prozesse und Abläufe gesichert. Unternehmen können mit Hilfe von CRM-Systemen den Überblick über Phasen und Prozesse verbessern und vereinfachen. Es gibt kaum Unternehmen, für die so ein System nicht von Vorteil ist. Dennoch ist aber zu sagen, dass die Einführung so eines Systems ins Unternehmen einige Unternehmensinterne Veränderungen und Anpassungen mit sich bringt, weshalb die Bereitschaft eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter, sich dem neu eingeführten System anzupassen und ihn mit zu gestalten, die einzige Hürde ist. Nach einiger Zeit wird auch der noch so skeptische Vertriebsmitarbeiter feststellen, dass ihm die Arbeit mit einem CRM-System schnellere und systematische Arbeitsabläufe und Zielerreichung bringt.

Gute CRM Software optimiert Ihren Vertriebsprozess

Vertriebsprozess-Phasen

Damit Ihre Vertriebsprozesse einheitlich ablaufen und mit Hilfe einer CRM-Software dokumentiert und abteilungsübergreifend einsehbar sind, ist es wichtig, den Verkaufsprozess in einzelne Phasen zu zerlegen.

Üblich sieht ein Vertriebsprozess wie folgt aus:

Nachdem Sie potentielle Kunden (auch “Leads” genannt) identifiziert haben, nehmen Sie ersten Kontakt zu ihnen auf. Evidentieren Sie welches Feedback sie vom jeweiligen Lead bekommen haben und wie der Kontakt zu ihm hergestellt wurde. Vereinbaren sie mit dem potentiellen Kunden schnellstmöglich ein Treffen, bei dem sie Ihr Produkt oder Dienstleistung umfassend präsentieren können. Bei einer positiven Beurteilung des Kunden, ist es an der Zeit dem Kunden ein Angebot zu schicken. Hier ist wichtig schnell zu reagieren und den Kunden nicht in Ungewissheit zu lassen, damit er sich nicht an andere Anbieter wendet. Setzen sie fest, wann Sie beim Kunden ein Follow-Up machen wollen und erinnern ihn höflich und nicht zu aufdringlich daran, dass sie noch auf seine entscheidung warten. Hat der Kunde Einwände oder Änderungsvorschläge bezüglich der Dienstleistung oder des Preises, folgen Verhandlungen, bei denen es darum geht, den Kunden von den Vorzügen und Nutzen des Produktes oder der Dienstleistung zu überzeugen. Oftmals ist der Preis der einzige Verhandlungsgegenstand und der Kunde soll das Gefühl vermittelt bekommen, dass Sie bereit sind, das Angebot seinen Wünschen anzupassen. War die Verhandlungsphase erfolgreich und Ihr Kunde nahm Ihr Angebot an, folgt die Phase der Vertragsvorbereitung und das Zuschicken des Vertrages. Auch in dieser Phase können Sie mit einer Follow-Up E-Mail  beim Kunden nachhaken, ob er den Vertrag bereits unterschrieben hat. Nachdem Sie den vom Kunden unterschriebenen Vertrag erhalten, ist der Vertriebsprozess abgeschlossen.

Und wenn es mal nicht klappt mit dem Verkauf ?

Blieben die Verhandlungen ohne Erfolg und es kam zu keinem Vertragsabschluss, geben Sie nicht gleich auf! versuchen Sie es nach ein Paar wochen erneut und bereiten Sie sich auf einen möglichen Folgetermin noch besser vor, schicken sie dem Kunden Infomaterial oder Informationen über anstehende Aktionen oder ähnliches zu und vielleicht klappt es ja beim zweiten Anlauf. Notieren Sie wichtige Informationen bezüglich des Ersttermins und legen Sie ein Gesprächprotokoll an. Welche Fragen hatte der Kunde? Wieso hatte es Zweifel? Wieso kam es zu keinem Vertragsabschluss beim ersten mal? Die Informationen können Ihnen beim nächsten Versuch, den Kunden zu überzeugen, von Nutzen sein.

Definieren Sie die wichtigsten Schritte des Vertriebsprozesses

Es lohnt sich Zeit zu nehmen und mit Ihren Mitarbeitern im Vertrieb die einzelnen Schritte, die Kunden ihres Unternehmens von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Geschäftsabschluss absolvieren, zu notieren.

Definieren sie schriftlich die wichtigsten Schritte, die für einen Geschäftsabschluss unumgänglich sind, z.B. Produktvorstellung -und Bewertung, Beratung des Kunden und seine Bewertung, die Entscheidung des Kunden für das Produkt oder Dienstleistung, Zusenden des Vertrages dem Kunden und schließlich die Zusendung des unterschriebenen Vertrages vom Kunden.

Basierend auf Schritten oder Phasen lässt sich in einer CRM-Software ein vereinfachter Vertriebsprozess darstellen, der nur die wichtigsten Schritte aufnimmt und deren Daten speichert, damit sie Vertriebsmitarbeitern immer bereitstehen und ihnen helfen, den Verkaufsprozess zu steuern und auf den Kunden auszurichten. Lästige Schritte wie Follow-Up E-Mails oder Nachfass E-Mails werden durch CRM-Software automatisiert.

Die vordefinierten Prozess-Phasen sollten jedoch ihren Unternehmen individuell angepasst werden, damit sie mit den Verkaufsprozess in Ihrem Unternehmen übereinstimmen.

Diese Phasen sollten auf Fakten basieren, überprüfbar sein und sich am Kunden orientieren. Den schließlich liegt die Entscheidung ob ein Geschäft zustande kommt oder nicht letztlich beim Kunden. Eine CRM Software kann Ihnen aber dabei helfen, den Kunden und seine Interessen im Verkaufsprozess in den Mittelpunkt zu stellen und das Steuern und Handeln des Vertriebsprozesses individuell jedem Kunden Anzupassen.

So unterstützt Sie KundenMeister beim Vertriebsprozess

Die CRM-Software KundenMeister unterstützt Sie über alle Verkaufsphasen hinweg. Im Dashboard ermöglicht er einen Überblick der Vertriebsphasen ab der ersten Kontaktaufnahme mit Kunden, den s.g. Leads. Leads können Sie nach Phasen in Angebote, Verhandlungen und Wartepositionen druch die Drag and Drop Funktion einfach verschieben. Sie können Verkaufschancen einfach anlegen, den Verantwortlichen zuweisen und Aufgaben definieren. Auch Mitarbeiter im Außendienst profitieren von diesem Feature, denn KundenMeister erstellt anhand den eingegebenen Daten aus der Vertriebsdatnebank umfangreiche Kontaktprofile, die Ihren Mitarbeitern per Knopfdruck jederzeit und Überall bereitstehen, womit eine individuelle Kundenbetreuung sichergestellt ist.

Der KundenMeister ist nicht nur eine Vertriebsplanungssoftware und dient der CRM Vertriebssteuerung, sondern sorgt dank automatisierter Auswertungen und Statistiken für ein effektives Vertriebscontrolling. Forecasts und Reports unterstützen transparente Entscheidungswege und helfen Ihnen bei der Überwachung und Kontrolle Ihrer Performance. Vertriebskennzahlen, wie der Umsatz nach Mitarbeitern, Produkten oder Kunden lassen sich ganz einfach in der Vertriebscontrolling Software festlegen und mit geplanten Resultaten gegenüberstellen. Wichtige Kennzahlen, Termine und bevorstehende Vertriebstätigkeiten lassen sich außerdem ganz einfach auf Ihrem persönlichen Dashboard abbilden.