Es fing an mit einem Versehen. Der Amerikaner Ray Tomlinson arbeitete als Programmierer in dem Unternehmen BBN. Er sollte mit seinen Mitarbeitern eigentlich ein System für Datenübertragung für das US-Verteidigungsministerium entwickeln. Dabei hat er nebenbei eine Möglichkeit gefunden, Textdateien von einem Computer zu einem anderen über das Arpanet, einem Vorgänger des Internets, zu versenden. Es war das Jahr 1971 und es war die Geburtsstunde der E-Mail. Danach gab es für den elektronischen Postverkehr kein Halten mehr und die E-Mail ist als privates und berufliches Kommunikationsmittel nicht mehr weg zu denken.

Im Jahr 2018 wurden weltweit 281 Milliarden E-Mails verschickt und empfangen, dabei beinhalten nur 55% aller weltweit verschickten E-Mails auch legitimen Inhalt, die anderen 45% sind Spam Mails. Bis zum Jahr 2021 sollen es laut Statistik schon 320 Milliarden versandter und empfangener E-Mails täglich sein. Mit dem steigendem E-Mail Verkehr wird aber auch der E-Mail Flutpegel in Ihrem Posteingang steigen.

E-Mail Flut als Zeit- und Nervenfresser

Nach einer neu eingegangenen und gelesenen E-Mail dauert es durchschnittlich 15 Minuten bis man sich wieder auf die ursprünglichen Arbeitsaufgaben konzentrieren kann. Das einfache verschicken von elektronischen Nachrichten sollte den Arbeitsablauf eigentlich erleichtern und die Arbeitseffizienz steigern, doch durch die dauernden Unterbrechungen des Arbeitsprozesses durch ständig neue E-Mails wird der Empfänger von den ursprünglichen Arbeitsaufgaben abgelenkt, hat Schwierigkeiten sich zu konzentrieren und unter Stress gesetzt, denn jede E-Mail sollte auch so schnell wie möglich beantwortet werden. Die E-Mail Flut ist ein richtiger Zeitfresser, denn alle E-Mails sollten auch gelesen und schnell beantwortet werden.  Bei einem täglichen Empfang von mehr als 100 E-Mails, kann es schnell passieren, dass man den Überblick verliert und die eine oder andere E-Mail unbeantwortet lässt. Dies kann zu unnötigen Verzögerungen bei Projekten oder Verlangsamung des Workflows führen.

Was kann man gegen die E-Mail Flut unternehmen, um Zeit zu sparen und den Überblick zu behalten?

Ein Paar nützliche Tipps, die Ihnen helfen können, die E-Mail Flut zu bewältigen:

·   Melden sie sich nicht unüberlegt an Newsletter und Benachrichtigungen an.

·   Lesen Sie nur die E-Mails die sich auch wirklich auf ihre Aufgaben beziehen.

·   Überdenken Sie, ob Sie wirklich über alles informiert sein müssen. Wenn Sie in zu vielen E-Mails in „CC“ stehen, sollten Sie klären, ob dies wirklich notwendig ist, denn oft sind solche E-Mails nicht primär relevant für den Empfänger.

·   Sortieren Sie Ihre E-Mails der Wichtigkeit nach oder legen Sie Ordner an.

Doch diese Schritte allein sind oft nicht genug, um die große Flut an E-Mails überwältigen zu können. Mit Hilfe der smarten CMR Software KundenMeister können Sie die E-Mail Flut schnell und wirksam eindämmen, denn:

·    Mit dem KundenMeister Support Tracking System werden E-Mails automatisch entgegengenommen, Aufgaben für Mitarbeiter erstellt und zugewiesen. Dem Kunden wird eine automatische Antwort gesendet. Damit wird ihr Arbeitsalltag erleichtert und es bleibt mehr Zeit für die täglichen Aufgaben, die Produktivität wird gesteigert. Auch Kunden und Partner sind zufriedener, denn sie erhalten immer eine Antwort und wissen, es wird sich um deren Anliegen gekümmert.

·    Über Projekttools vom KundenMeister können Aufgaben und Projekte organisiert werden. Dadurch nehmen firmeninterne E-Mails ab und Ihr Unternehmen wird von der Zeitersparnis profitieren.

·    Direkter Zugriff auf E-Mails von der KundenMeister CRM Software aus. Damit Sie in der riesigen Menge an täglichen E-Mails den Überblick behalten, ermöglicht der KundenMeister die Zuordnung Ihrer E-Mail Ordner zu diversen Kontakten. Der E-Mail Verkehr wird strukturiert und erleichtert. So sind alle relevanten Daten jederzeit in der entsprechenden Kundenakte auffindbar und Sie profitieren von einer lückenlosen Kontakthistorie.

Mit KundenMeister gelingt es Ihnen in die E-Mail Flut in den Griff zu bekommen und mehr Zeit für das Wesentliche zu gewinnen.