Ein neues CRM-System bzw. die erstmalige Einführung einer solchen Software bringt nicht immer nur Vorteile mit sich. Oftmals sträuben sich Mitarbeiter gegen Veränderungen und möchten an alten Strukturen festhalten. Erst wenn Sie als Betrieb es geschafft haben Ihre Mitarbeiter für die Arbeit mit einem CRM-System zu begeistern, können Prozesse und Aufgaben tatsächlich effizienter und wesentlich produktiver abgewickelt werden.

Doch wie begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für Ihr CRM-Projekt? Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst!

 

1. Mitarbeiter einbeziehen und Supernutzer identifizieren

Um Begeisterung zu schaffen, muss Begeisterung verbreitet werden! Ermitteln Sie daher gezielt zu Projektbeginn sogenannte Superuser und Promotoren, die schlussendlich als Multiplikatoren dienen. Diese Personen nutzen das CRM-System am häufigsten, sind meist kompetente Ansprechpartner für IT- oder Sales-Themen und geben somit die Vorteile einer CRM-Software an andere Mitarbeiter weiter.

Darüber hinaus sollten Mitarbeiter bereits in den Auswahlprozess der CRM Lösung miteinbezogen werden. Diese wissen nämlich selbst am besten, welche Funktionen benötigt werden und welche Prozesse es zu vereinfachen gilt.

 

2. Benutzerspezifische Anpassungen ermöglichen

Damit Ihre Mitarbeiter das CRM-System optimal für Ihren Geschäftsalltag nutzen können, sollten wichtige Funktionen und Daten auf einen Blick ersichtlich sein und unmittelbar zur Verfügung stehen. Eine CRM-Software, wie der KundenMeister, ermöglicht eine individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche. Egal ob Sales, Marketing oder Buchhaltung – täglich benötigte Features können direkt auf dem Dashboard angelegt werden. So sparen Sie sich nicht nur zahlreiche Klicks, um in Untermenüpunkte zu gelangen, sondern machen die Software zum idealen Unterstützer Ihrer Arbeitsabläufe.

 

3. Einfach halten

Vereinfachen Sie das System so gut es geht, indem Sie auch nur jene Funktionen oder Module ankaufen, die Sie auch wirklich benötigen. Bei vielen CRM-Systemen müssen alle Features übernommen werden – suchen Sie sich deshalb eine Software, die es ermöglicht Module auszuwählen, hinzuzunehmen oder wieder abzusetzen. Der KundenMeister bietet ein solch monatliches Mietsystem. Am besten führen Sie monatliche Mitarbeiterbesprechungen ein, in denen Sie klären welche Funktionen Vorteile bringen und welche nicht benötigt werden. So halten Sie Ihr System nicht nur einfach, sondern sparen sich auch viel Kosten und Mühe!

 

4. Klare Strukturen entwickeln

Ein CRM-System soll Hilfestellung bieten, indem Daten per Knopfdruck abrufbar gemacht werden. Daher sollten am besten alle Abteilungen die neue Software nutzen, denn so haben Sie vollständigen Überblick über alle relevanten Informationen und können Kunden durch die 360°-Ansicht wesentlich besser betreuen. Damit aus den Massen an Informationen allerdings kein Datendschungel wird bedarf es klarer Strukturen! Legen Sie daher präzise Richtlinien zur Nutzung und Dateneingabe der CRM Lösung fest. Wir empfehlen hierbei die Erstellung eines Leitfadens, der natürlich stets aktuell gehalten werden muss. Sobald Updates zur Verfügung stehen, müssen neue Features auch intern sofort weitergeleitet und erklärt werden. Außerdem kann sich auch ein FAQ-Bereich als nützlich erweisen – Mitarbeiterfragen werden beantwortet und wiederholte Probleme können durch Nachlesen der Antworten schneller gelöst werden.

Des Weiteren sollten Sie auch auf Mitarbeiterschulungen zurückgreifen. Bestimmen Sie Verantwortliche im Unternehmen für den Weiterbildungsprozess. Dazu sollten die Mitarbeiter zunächst mit den Basis-Funktionen vertraut gemacht werden. Sobald diese beherrscht werden, können Details besser geklärt werden.

 

5. Mitarbeiter entlasten, statt Arbeit zu schaffen

Um Begeisterung bei Ihren Mitarbeitern zu schaffen, ist es natürlich wichtig, dass Sie diesen ganz klar die Vorteile der CRM-Software vermitteln. Es soll aufgezeigt werden, wie das System für den Alltag genutzt werden kann, um die Arbeit damit zu vereinfachen. Die Dateneingabe sollte daher von Mitarbeitern nicht als zusätzlicher Aufwand gesehen werden. Bringen Sie stattdessen die Vorteile näher: Vertriebsmitarbeiter erzielen mehr Abschlüsse durch besseren Kundenservice, Marketingmitarbeiter schaffen dank Infos über den Kunden eine zielgruppenorientierte Ansprache usw.

 

6. Systemintegration berücksichtigen

Werden bereits andere Systeme, beispielsweise ERP, im Unternehmen verwendet, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass Schnittstellen zwischen CRM- und ERP-Software geschaffen werden können. Mit dem KundenMeister können Sie auf alle wichtigen Daten anderer Programme zugreifen.

 

7. Mobile Nutzung fördern

Ein wichtiger Punkt für die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter ist natürlich auch die mobile Nutzung. Außendienstmitarbeiter möchten nicht immer an den Computer gebunden sein, sondern auch einfach und schnell von unterwegs aus Informationen abrufen und eingeben können. Neben einer sofortigen Dateneingabe, kann außerdem auch die Weitergabe wichtiger Informationen an andere Mitarbeiter in Echtzeit erfolgen!